Na een positief oordeel

Na het positief oordeel moet u op een aantal momenten tijdens het onderzoek de CMO informeren of raadplegen.

Wanneer moet u de CMO raadplegen of informeren?


Start van je onderzoek

Binnen twee jaar na afgifte van het positieve oordeel van de CMO moet u starten met uw onderzoek.

lees meer

Start van je onderzoek

Binnen twee jaar starten

Binnen twee jaar na afgifte van het positieve oordeel van de CMO moet u starten met uw onderzoek. Informeer de CMO digitaal over de definitieve startdatum en meld de startdatum in ToetsingOnline.
Deze melding wordt door de CMO ter kennisneming aangenomen. Mocht de CMO vragen hebben, dan ontvangt u daarvan bericht.

Officiële startdatum

De startdatum van een onderzoek is de datum waarop de eerste proefpersoon deelneemt aan het onderzoek. Het werven van proefpersonen wordt niet gezien als start van het onderzoek, maar mag pas gebeuren ná afgifte van het positieve oordeel.

Verlenging positief oordeel

Start u niet binnen twee jaar na afgifte van het positieve oordeel? Dan vervalt het positieve oordeel. Wanneer u toch nog wilt starten met het onderzoek, kunt u digitaal een verzoek om verlenging van het positief oordeel indienen. Hierin kunt u uitleggen wat de reden is van de vertraagde start en verantwoorden waarom het onderzoek nog actueel is, gezien de huidige stand van zaken binnen de medische wetenschap op dit terrein.

Overige benodigde goedkeuringen

Behalve goedkeuring van de CMO hebt u ook goedkeuring van de Raad van Bestuur van de instelling nodig. Informatie over de lokale uitvoerbaarheid is gepubliceerd in het Integraal Kwaliteitssysteem voor Wetenschappelijk Mensgebonden Onderzoek (te vinden op het intranet van het Radboudumc). Soms is ook nog een goedkeuring van de Bevoegde Instantie nodig voordat u kunt starten met het onderzoek. Bijvoorbeeld van de CCMO bij geneesmiddelenonderzoek of IGZ bij onderzoek met medische hulpmiddelen.

Amendement

Wilt u het onderzoek tussentijds wijzigen, dan moet u vooraf het amendement ter beoordeling aan de CMO voorleggen.

lees meer

Amendement

Amendement indienen

Wilt u het onderzoek tussentijds wijzigen, dan moet u vooraf het amendement ter beoordeling aan de CMO voorleggen. Een administratieve wijziging wordt niet gezien als amendement. De documenten voor een amendement moet u digitaal indienen (zie instructie):
  • beschrijving van de wijziging(en); 
  • bij meer dan één wijziging: een samenvatting van de wijzigingen; 
  • reden(en) voor de wijziging(en);
  • beschrijving van de gevolgen van de wijziging(en) voor de proefpersonen;
  • gewijzigde onderzoeksdocumenten met daarin gemarkeerd wat er gewijzigd is d.m.v. track-changes 
  • amendement als appendix aan protocol ('clean' versie zonder track-changes) toegevoegd (zodat inzichtelijk blijft welke eerdere amendementen er zijn geweest)
  • nieuwe versie van het ABR-formulier waarin de wijzigingen zijn verwerkt

Amendement of een nieuw onderzoek?

Voordat de CMO een amendement inhoudelijk beoordeelt, stelt de commissie vast of het amendement als zodanig kan worden aangemerkt. De volgende wijzigingen vallen in principe niet onder de noemer amendement:
  • U hebt een nieuwe onderzoeksvraag geformuleerd. 
  • U stelt voor meer proefpersonen in het onderzoek te betrekken dan oorspronkelijk gepland. Alleen wanneer u het aantal proefpersonen uit wilt breiden ter correctie van een statistische fout is er wél sprake van een amendement.
Als we uw wijzigingsverzoek niet als amendement kunnen aanmerken, moet u een nieuw onderzoek indienen. Wij informeren u hierover. 

Onderzoek uitvoeren in nieuw centrum

Wilt u uw onderzoek uitvoeren in een extra centrum, dan kunt u dit digitaal als amendement indienen (uploaden in bestaande dossier in CMO-Online). De commissie ontvangt dan graag een aanbiedingsbrief met  van de lokale onderzoeker uit het betreffende centrum, inclusief cv van de onderzoeker die op de onderzoeksverklaring genoemd staat.

Let op vergeet niet op de onderzoeksverklaring het volgende:
  1. Naam van de lokale (hoofd)onderzoeker invullen
  2. Titel en het NL-nummer invullen
  3. Op de onderzoeksverklaring de naam noemen van diegene die de aansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten. Dat is in de meeste gevallen de naam van het nieuwe centrum of de naam van de farmaceut. 
  4. Onderzoeksverklaring is getekend én gedateerd door het afdelingshoofd (of soortgelijke functie). Functie van de ondertekenaar op de onderzoeksverklaring noteren.
Indien niet alle documentatie juist is aangeleverd, kan de CMO het verzoek niet in behandeling nemen.

Beoordeling amendement

Amendementen worden doorgaans beoordeeld in een klein comité. Een ingrijpend amendement bespreekt de CMO in een reguliere vergadering. Is dat het geval, dan informeren we u daarover. Vaak heeft de commissie vragen of opmerkingen over het amendement voordat zij een positief of negatief besluit afgeeft over het amendement. 

Nieuwe verzekeringscertificaten

Zodra er nieuwe verzekeringscertificaten worden geupload, wordt deze melding door de CMO ter kennisneming aangenomen. Mocht de CMO vragen hebben, dan ontvangt u daarvan bericht.  

Protocol­violations

Substantiële protocolviolations dienen aan de commissie gemeld te worden.

lees meer

Protocol­violations

Substantiële protocolviolations dienen aan de commissie gemeld te worden. Van een substantiële protocolviolation is in ieder geval sprake in de volgende gevallen:

  • afwijkingen van de in- en exclusiecriteria;
  • afwijkingen in de werving van proefpersonen en/of informatie aan proefpersonen en/of toestemmingsprocedure;
  • de onderzoekshandelingen zijn niet conform het protocol uitgevoerd waardoor de proefpersoon meer is belast en/of aan meer risico’s is blootgesteld;
  • de onderzoekshandelingen zijn niet conform het protocol uitgevoerd waardoor een proefpersoon moet uitvallen en/of de verkregen gegevens van deze proefpersoon niet meer bijdragen aan de beantwoording van de onderzoeksvraag.

Bijwerkingen en veiligheids­rapportages

Vermoedens van een onverwachte ernstige bijwerking (SUSARs) meld u bij de CMO. Ook dient u halfjaarlijks en jaarlijks een veiligheids-rapportage over het geneesmiddel van het onderzoek in.

lees meer

Bijwerkingen en veiligheids­rapportages

  • Individuele rapportages bij voorkeur via ToetsingOnline indienen.
  • Indien rapportages via CMO-Online worden ingediend en u binnen 2 weken geen bericht ontvangt, dan heeft de CMO geen vragen en is de betreffende rapportage ter kennisneming toegevoegd aan het dossier.

SUSARs

SUSAR is de afkorting van Suspected Unexpected Serious Adverse Reaction. In het Nederlands betekent dit een vermoeden van een onverwachte ernstige bijwerking. Kijk voor een definitie van SUSAR met nadere toelichting op de website van de CCMO.

Bij de CMO moet u alle SUSARs melden die optreden in het onderzoek dat door de CMO is beoordeeld. Ook moet u SUSARs melden die zijn opgetreden in ander onderzoek met hetzelfde onderzoeksmiddel en die gevolgen kunnen hebben voor de veiligheid van de proefpersonen die deelnemen aan het door de CMO beoordeelde onderzoek. 

De verrichter van het onderzoek moet SUSARs binnen 15 dagen na het optreden van de SUSAR digitaal aan de CMO melden (zie instructie). Hierbij moet gerapporteerd worden hoe groot de kans is dat er tussen de SUSAR en het geneesmiddel een verband bestaat. Ook moet de verrichter van het onderzoek motiveren wat de consequenties van de SUSAR moeten zijn voor de uitvoering van het onderzoek. Als de verrichter geen firma is (zelf geïnitieerd onderzoek), moeten SUSARs via ToetsingOnline worden gemeld. De melding komt dan direct bij alle toepasselijke instanties (METC, CCMO, IGZ).

Een SUSAR die dodelijk is of levensgevaar oplevert, moet binnen 7 dagen worden gemeld.

Halfjaarrapportage

Elk half jaar moet u een overzichtslijst van SUSARs indienen (de zogenaamde line-listing). Hierin vermeldt u alle SUSARs van het onderzoeksgeneesmiddel die zijn voorgevallen sinds de laatste update van de IB of SPC-tekst. Zorg dat dit overzicht voldoet aan de volgende voorwaarden:
  • categorisering naar de aard van de SUSAR;
  • duidelijk welke SUSARs al eerder gemeld zijn bij de CMO;
  • voorzien van een gemotiveerde evaluatie van het oorzakelijk verband tussen de SUSARs en het betreffende geneesmiddel; 
  • voorzien van een gemotiveerde evaluatie van de gevolgen die de SUSARs moeten hebben voor de uitvoering van het onderzoek.

Jaarrapportage

Jaarlijks moet u een veiligheidsrapportage over het geneesmiddel van het onderzoek indienen bestaande uit:
  • Een lijst van alle vermoedens (onverwacht en verwacht) van ernstige bijwerkingen samen met een geaggregeerde, samenvattende tabel van alle gerapporteerde ernstige bijwerkingen, geordend naar orgaansysteem per onderzoek.
  • Een rapport over de veiligheid van de proefpersoon, bestaande uit een volledige veiligheidsanalyse en een evaluatie van de balans tussen de werkzaamheid en de schadelijkheid van het onderzoeksgeneesmiddel. Ook moet u daarin antwoorden op de vraag of het vermoeden bestaat dat er beduidend meer verwachte ernstige bijwerkingen zijn opgetreden dan was voorzien.

SAEs

SAE is de afkorting van Serious Adverse Event. In het Nederlands betekent dit een ernstig ongewenst voorval. Een definitie van SAE met nadere toelichting vindt u op de website van de CCMO. Treden er SAEs op in uw onderzoek, dan moet u de CMO daarover in de regel altijd direct informeren. Op deze regel zijn uitzonderingen mogelijk die dan in het protocol beschreven moeten zijn (zie website CCMO).

Ook wanneer het onderzoek noemenswaardig ongunstiger verloopt voor proefpersonen dan in het onderzoeksprotocol is voorzien moet u de CMO informeren. Meer informatie over verplicht rapporteren van onder andere adverse events vindt u op de website van de CCMO.

DSMB-rapportage
Een DSMB is een Data and Safety Monitoring Board (DSMB) (veiligheidscommissie). Wanneer een DSMB adviseert om een onderzoek te wijzigen of te stoppen, moet dit advies altijd digitaal worden aangeleverd bij de CMO. Ongeacht of dit advies wordt opgevolgd of niet.

Voortgangs­rapportage onderzoek

Een keer per jaar moet u een voortgangsrapportage aan de CMO sturen, tenzij in het positieve oordeel is vermeld dat dit frequenter moet.

lees meer

Voortgangs­rapportage onderzoek

Een keer per jaar moet u een voortgangsrapportage aan de CMO sturen, tenzij in het positieve oordeel is vermeld dat dit frequenter moet. De eerste rapportage moet u één jaar na start van het onderzoek digitaal aanleveren (zie instructie). Aan de hand van de voortgangsrapportages beoordeelt de CMO of het onderzoek en met name de inclusie volgens plan verloopt. Deze melding wordt door de CMO ter kennisneming aangenomen. Mocht de CMO vragen hebben, dan ontvangt u daarvan bericht.

Wordt de jaarlijkse voortgangsrapportage niet aangeleverd dan is de CMO genoodzaakt het onderzoek on-hold te zetten, omdat zij er dan niet zeker van kan zijn dat het onderzoek probleemloos verloopt. Dat betekent dat de inclusie (en in sommige gevallen het gehele onderzoek) moet worden gestaakt totdat de voortgangsrapportage is ingediend en beoordeeld. U ontvangt bericht als een onderzoek on-hold moet worden gezet (en uiteraard ook als het weer kan worden hervat).

Afsluiting van het onderzoek

De definitieve einddatum van het onderzoek (laatste meting bij laatste proefpersoon) moet u binnen 90 dagen na de einddatum melden bij de CMO. Wanneer u het onderzoek voortijdig beëindigt, moet u dit binnen 15 dagen melden en aangeven wat de reden(en) is (zijn) voor beëindiging. Wij vragen u daarbij het meldingsformulier beëindiging studie in te vullen en digitaal in te dienen (zie instructie).

Het bericht dat onderzoek wordt gesloten, wordt zonder wederbericht aan het dossier toegevoegd indien er geen vragen over zijn. Verder wordt u verzocht binnen 12 maanden na de (voortijdige) sluitdatum een verslag van de resultaten te uploaden, bij voorkeur in de vorm van een manuscript/publicatie.

Toezicht door de CMO

Naast de beoordeling van jaarrapportages, opgetreden bijwerkingen, wijzigingen en eindrapportages, houdt de CMO steekproefsgewijs toezicht op de uitvoering van proefpersonenonderzoek in de praktijk.

lees meer

Toezicht door de CMO

Naast de beoordeling van jaarrapportages, opgetreden bijwerkingen, wijzigingen en eindrapportages, houdt de CMO steekproefsgewijs toezicht op de uitvoering van proefpersonenonderzoek in de praktijk. Hiermee wil de CMO nagaan of vergunningsvoorwaarden, zoals in het positieve oordeel van de CMO vermeld, worden nageleefd. De CMO let daarbij in het bijzonder op de bescherming van proefpersonen voor wat betreft hun veiligheid, privacy en vrijwilligheid.

Een verslag van de bevindingen van ons toezicht op het onderzoek geven we aan u en aan de verrichter van het onderzoek. De CMO kan hierna aanbevelingen doen of verbeteringen voorstellen met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek. Bij belangrijke problemen kan de CMO zelfs aanpassingen eisen. In het uiterste geval kan de CMO haar vergunning opschorten of intrekken.