Vacatures 70901-Personal-Assistent
  • 28-32 uur per week
  • Bepaalde tijd
  • 1 jaar, waarna verlenging voor onbepaalde tijd mogelijk is
  • Publicatiedatum: 8 augustus 2019
  • Sluitingsdatum: 22 augustus 2019
  • Schaal 8: max € 50297 bruto per jaar bij volledig dienstverband (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
  • Planning eerste gesprek: in overleg
solliciteer naar functie

Functieomschrijving

De Personal Assistant is dé persoon die er voor zorgt dat de zaken op de afdeling soepel verlopen. Je bent de steun en toeverlaat van het afdelingshoofd en zorgt ervoor dat het afdelingshoofd zijn werk zo efficiënt én effectief mogelijk kan doen.
 
Voor wie werk je?
Hoe functioneren moleculen, cellen, organismen en mensen? Deze vraag staat centraal op de afdeling Fysiologie. De afdeling heeft een internationaal karakter en is een stimulerende omgeving voor onderwijs, onderzoek en transnationale en klinische geneeskunde. Er werken ongeveer vijftig mensen. De afdeling maakt deel uit van meerdere onderzoeksinstituten, waaronder het Radboud Institute for Molecular Life Sciences (RIMLS). Het afdelingshoofd Fysiologie, tevens wetenschappelijk directeur van het Radboud Center for Molecular Life Sciences (RIMLS), is degene die op jou kan rekenen. Daarnaast zorg je voor een vlekkeloze samenwerking met alle afdelingen en (externe) instanties die met het hoofd te maken hebben.

Dagelijkse werkzaamheden
Je hebt als rechterhand een belangrijke coördinerende, secretariële en organisatorische rol. Met jouw proactieve houding, zorg je voor een optimale ondersteuning en draag je er mede zorg voor dat werkzaamheden en activiteiten tijdig worden ingepland en uitgezet. Je houdt steeds het overzicht en signaleert knelpunten voortijdig.
 
Je bent uitstekend in staat signalen, behoeftes en verschillende situaties te interpreteren, prioriteiten te stellen en hier naar te handelen. Je vervult een belangrijke verbindende rol met het secretariaat Raad van Bestuur en de overige organisatie­onderdelen. Als eerste aanspreekpunt handel je zoveel mogelijk vragen zelfstandig af.

Verder behoren tot jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:
  • Het beheren van de agenda in brede zin, waaronder het plannen van afspraken en werkzaamheden, het stellen van prioriteiten, signaleren van eventuele knelpunten en daar proactief naar handelen.
  • Afhandelen van (e-mail) correspondentie: rubriceren, prioriteren en waar mogelijk zelfstandig afhandelen.
  • Bieden van vergaderondersteuning aan in- en externe vergaderingen/besprekingen op organisatorisch, administratief als ook inhoudelijk gebied. Indien gevraagd notuleer je vergaderingen/besprekingen en bewaak je de voortgang en afwerking van actiepunten.
  • Beheren en afhandelen van personeelszaken in nauwe samenwerking met HR.
  • Voorbereiden van rapportages waarbij je de gegevens verzamelt, inventariseert, analyseert en verwerkt.
  • Redigeren en verzorgen van correspondentie en communicatie (website en nieuwsbrieven).
  • Signaleren van knelpunten in processen en voorstellen doen voor verbetering. Het optimaal inzetten van digitale mogelijkheden voor een vloeiende en efficiënte werkwijze;
  • Zelfstandig afhandelingen van voorkomende administratieve en organisatie werkzaamheden.

Profiel

Je bent jong van geest, energiek, hebt zin om dingen aan te pakken en schroomt niet om kritisch mee te denken maar doet dit op een tactisch en verantwoorde manier. Je straalt een natuurlijke motivatie uit die aanstekelijk werkt op zowel je collegae als je leidinggevende. Geen probleem wat jou uit het veld slaat.
 
Je bent een generalist. Je weet precies wat er speelt bij de leiding en in de organisatie en je bent in staat om de juiste verbindingen te leggen en prioriteiten te stellen. Hierdoor lever je een directe bijdrage aan de invulling van het werk van je leidinggevende. Daarnaast vind je het werkveld van de afdeling bijzonder boeiend.
 
Je neemt het voortouw in de toepassing van hedendaagse digitale en mobiele mogelijkheden om het werk eenvoudiger en beter te organiseren. Je laat zien wat daar in mogelijk is en helpt de afdeling om deze nieuwe werkwijzen te gebruiken. 
 
De harde criteria
Je bent zeer nauwkeurig en accuraat. Meedenken en vooruitdenken is typerend voor je werkwijze. Je bent sociaalvaardig en vind het leuk om de spin in het web te zijn die voor veel mensen van binnen en buiten de afdeling het eerste aanspreekpunt is. Je voelt je prettig in een omgeving waar het ambitieniveau hoog ligt. Je bent flexibel als persoon en qua inzetbaarheid. Tevens ben je zelfverzekerd, discreet, stressbestendig, representatief en communicatief vaardig. Je bent makkelijk in de omgang en hebt relativeringsvermogen. Daarnaast beschik je over:
  • Minimaal hbo werk- en denkniveau; bij voorkeur aangevuld met Directiesecretaresse of Management assistentenopleiding.
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
  • Veel ervaring met het MS Office pakket. Affiniteit met ICT is een pre.
  • Tot slot herken je jezelf in de Radboud manier van werken.

Organisatie

Het Radboudumc
Het Radboudumc wil vooroplopen in de ontwikkeling van duurzame, innovatieve en betaalbare gezondheidszorg. En daarmee aan de gezondheid van mens en maatschappij in Nederland en daarbuiten. Onze missie is dan ook: To have a significant impact on healthcare. Bekijk zelf hoe dat zich uit in onze strategie.

Lees meer over wat werken bij het Radboudumc betekent en wat onze medewerkers daarover vertellen.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een aanstelling voor 28-32 uur per week, verspreid over maandag tot en met donderdag.

Bij indiensttreding vragen wij om een verklaring omtrent gedrag (VOG) en vindt er, afhankelijk van de functie, een screening plaats op basis van het aangeleverde cv. De procedure hiervoor verloopt via de afdeling HR van het Radboudumc. 
 
Lees meer over de arbeidsvoorwaarden en sollicitatieprocedure binnen het Radboudumc.

Opmerkingen en contactinformatie

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Voor alle aanvullende vragen over de functie kun je contact opnemen met prof. dr. René Bindels, 06-81999497 of stuur een e-mail naar Rene.Bindels@radboudumc.nl. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer naar functie’. 
 
Graag solliciteren vóór 22 augustus.
Acquisitie naar aanleiding van onze vacatures stellen wij niet op prijs.

solliciteer naar functie

meer informatie


Onze strategie persoonsgericht en innovatief

Het Radboudumc wil voorop lopen in het vormgeven van de gezondheidszorg van de toekomst. lees meer

Solliciteren bij het Radboudumc

  • Wat kun je verwachten als je solliciteert bij het Radboudumc?

    lees meer


Werken bij het Radboudumc

  • Op deze pagina vertellen onze medewerkers wat werken bij het Radboudumc voor hen betekent.

    lees meer