Vacature Secretarieel medewerker patiëntenzorg Polikliniek Voortplantingsgeneeskunde

Functie

Wil jij samen met je collega's een cruciale rol spelen in het uitvoeren van boeiende administratieve en secretariële taken ter ondersteuning van de polikliniek Voortplantingsgeneeskunde? Ben jij op zoek naar een functie waar je afwisselende taken hebt en het verschil kan maken voor een patiënt? Dan zoeken wij jou!

Als secretarieel medewerker patiënzorg op de polikliniek Voortplantingsgeneeskunde van het Radboudumc maak je deel uit van een multidisciplinair team van artsen, verpleegkundigen en doktersassistenten waarbij persoonsgerichte zorg het uitgangspunt is. Het secretariaat bestaat uit 3 medewerkers. Zij zijn primair verantwoordelijk voor een optimaal administratief proces rondom de patiënten die een fertiliteitsbehandeling gaan krijgen. Je werkt nauw samen met je collega's maar daarnaast voer je veel taken zelfstandig uit. 

Je bent verantwoordelijk voor een optimaal resultaat met betrekking tot alle voorkomende werkzaamheden binnen het team en je levert een duidelijke bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de werkprocessen en de samenwerking daarbinnen. Je functie is gevarieerd en je verricht alle voorkomende taken in de front- en backoffice van de polikliniek. 

Taken en verantwoordelijkheden:

• Aanspreekpunt en serviceverlening voor patiënten, artsen, verpleegkundigen en alle andere disciplines.
• Telefoonbeantwoording en postafhandeling.
• Triage van verwijzingen op basis van een beslisboom
• Het maken van (complexe) afspraken voor patiënten in EPIC zowel telefonisch als fysiek.
• Verwerking van inbasket, werklijsten, patiënten correspondentie en meer in EPIC.
• Opvragen van patiëntgegevens.
• Scannen en uploaden van patiëntinformatie in EPIC.
• Afhandelen e-mails in diverse postbussen.
• Onderhouden van kennis en vaardigheden op het gebied van EPIC (EPD) en andere digitale ontwikkelingen die van toepassing zijn.
• Deelnemen aan werkgroepen en procesverbetering 

Werkplek

Je komt te werken bij de polikliniek Voortplantingsgeneeskunde, een academische afdeling met ongeveer 20 medewerkers. De Voortplantingsgeneeskunde is onderdeel van centrum voor Buik en Bekken. Het team bestaat uit secretaresses, doktersassistenten en verpleegkundigen, en je werkt nauw samen met collega’s van het IVF-lab, gynaecologen en fertiliteitsartsen. Aan het begin en eind van de dag is er een gezamenlijke briefing om de werkzaamheden te verdelen, op elkaar af te stemmen en de dag te evalueren. Dit helpt bij het continu verbeteren en optimaliseren van de zorg voor onze patiënten.  

Wat het team kenmerkt, is enthousiasme voor het vak en toewijding om patiënten met een kinderwens zo goed mogelijk te helpen en te begeleiden. Als doktersassistent biedt je persoonsgerichte zorg en heb je een dynamische functie met een veelzijdigheid aan taken op het gebied van patiëntenzorg, administratie, kwaliteit en veiligheid. 

Op de afdeling brengen wij mogelijke oorzaken van vruchtbaarheidsproblemen in kaart en zetten hiervoor zo nodig onderzoek in. Wij beschikken over de gangbare fertiliteitbehandelingen in Nederland en hebben mogelijkheden om de vruchtbaarheid veilig te stellen bij behandelingen die deze kunnen beïnvloeden, zoals bij vervroegde overgang, oncologische behandelingen en het transgender traject. Daarnaast geven wij adviezen aan zowel mannen als vrouwen om de kans op zwangerschap te verhogen. Het hele vruchtbaarheidsonderzoek en de uitslag kunnen emotioneel zwaar zijn voor stellen, met uiteenlopende emoties van hoop tot teleurstelling en van verdriet tot blijdschap.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

We zijn op zoek naar een medewerker patiëntenzorgsecretariaat met een positieve, creatieve en proactieve houding. Je denkt in mogelijkheden en bent communicatief vaardig in contact met patiënten, zorgverleners en collega's. Jij bent enthousiast en energiek en in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken. Bovendien ben je stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving. Daarnaast sta je open voor verandering en het verbeteren van processen. 

Onze afdeling is continu in beweging. Maar jij ziet veranderingsprocessen als een uitdaging en neemt hierin een actieve rol. Je bent in staat tot zelfreflectie en kunt op goede wijze feedback geven en ontvangen.

Als secretarieel medewerker patiëntenzorg ben je vaak de eerste persoon waar een patiënt contact mee heeft. Hiermee laat je een voor de patiënt zo belangrijke eerste indruk achter. Je bent hiermee een belangrijke schakel tussen de patiënt, de polikliniek en de medisch behandelaar.  

Daarnaast herken je jezelf in het onderstaande profiel:

• Afgeronde opleiding secretarieel/administratief medewerker (mbo niveau 4).
• Je bent betrouwbaar, een harde werker en durft initiatief te nemen.
• Ervaring met het administratieve patiëntenzorg proces in Epic is een pré.
• Je bent proactief, servicegericht,  kunt goed zelfstandig werken en vindt het ook leuk om samen te werken.
• Je communiceert op een prettige wijze met  patiënten, familie en collega’s.
• Aantoonbaar kennis en ervaring op het gebied van hospitality en klantgericht werken.
• Flexibel in het schakelen tussen verschillende werkplekken en in de diversiteit aan werkzaamheden.
• Stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.651 en € 3.513 (schaal 5) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 17 november 2025. We nemen daarna snel contact met je op. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 24 november 2025 in de middag. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt. 

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan met Dominique van Nieuwamerongen, teamleider, via 06 52 90 62 33. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.