Vacature Managementassistent Polikliniek | Centrum voor Ontsteking, Infectie en Afweer

Functie

Een goed georganiseerde poli draait op mensen die het overzicht houden, vooruitdenken en zorgen dat alles soepel verloopt. In deze rol ben jij precies die onmisbare schakel. Als managementassistent binnen de polikliniek A0, A1 en A7, ondersteun je de zorgmanager, teamleiders en procescoördinator. Je bent hun vaste aanspreekpunt op het gebied van planning, communicatie en coördinatie. Word jij de betrouwbare rechterhand van onze poli? Dan horen we graag van je! 

Je werkt nauw samen met het management van de poli en krijgt het vertrouwen om zelfstandig te opereren. Jij bent degene die overzicht brengt in een dynamische omgeving, die vooruitdenkt, structuur aanbrengt en weet wanneer er geschakeld moet worden. Je werkt met veel vrijheid, maar stemt altijd goed af. Je voelt feilloos aan wat er nodig is, neemt initiatief en houdt grip op de uitvoering. 

In deze functie ben je verantwoordelijk voor secretariële en administratieve ondersteuning van één zorgmanager en vier teamleiders. Daarnaast fungeer je als verbindende schakel naar collega's bij andere afdelingen. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen klopt, zodat het management van de poli zich kan richten op de inhoud. De dynamiek op de poli maakt het werkt leuk en interessant. 

Wat ga je doen? 

• Beheren van de agenda's van met name de zorgmanager en daarnaast de teamleiders en bewaken van de voortgang van afspraken.
• E-mailverkeer volgen, acties structureren en zorgen voor een zorgvuldige opvolging.
• Vergaderingen voorbereiden, deze faciliteren en notuleren waar nodig.
• Actiepunten bijhouden en de opvolging ervan bewaken.
• Ondersteunen bij het opstellen en uitwerken van stukken, presentaties en andere documenten.
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief planning, voorbereiding, locatie en ontvangst.
• Praktische zaken regelen zoals vergaderruimtes, faciliteiten en ad-hoc verzoeken.
• Roosters en mutaties verwerken. Onderdeel hiervan zijn ook ziekteverzuimgegevens.
• Organiseren van bijzondere gelegenheden zoals jubilea, pensionering, afscheid, etc. 

Werkplek

Als managementassistent maak je deel uit van het managementteam op de poli’s A0, A1 en A7. De poli's maken onderdeel uit van het Centrum voor Infectie, Ontsteking en Afweer. Het managementteam bestaat uit een zorgmanager, vier teamleiders en een procescoördinator. Jij bent hun vaste aanspreekpunt, denkt met ze mee, schakelt snel wanneer dat nodig is en krijgt de ruimte om zelfstandig te opereren. Wanneer nodig heb je contact met andere secretariaten of partijen waarmee de poli samenwerkt. Jouw hiërarchisch leidinggevende is de zorgmanager van de poli.  

De lijnen zijn kort en je bent onderdeel van ons team op de poli. Je werkt in dezelfde ruimte als de collega's die je ondersteunt, maar ook (deels) thuiswerken is op afspraak mogelijk. De poli bevindt zich in het nieuwe hoofdgebouw van het Radboudumc; een erg fijne en mooie plek om te werken.  
 
Radboudumc Centrum voor Ontsteking, Infectie en Afweer 
Binnen het Centrum voor Ontsteking, Infectie en Afweer is de patiëntenzorg ondergebracht van de afdelingen Nierziekten, Interne Geneeskunde, Reumatologie, Maag-Darm-Leverziekten, Longziekten en Dermatologie. Het is een dynamisch centrum waarin professionals uit verschillende disciplines intensief samenwerken. Als managementassistent draag jij hier dagelijks aan bij, door ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel, professioneel en met aandacht verloopt. 

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Jij bent een managementasisstent die zelfstandig kan opereren, snel schakelt en met overzicht en energie werkt. Je weet van aanpakken, voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning en je voelt je prettig in een omgeving waar initiatief gewaardeerd wordt. In het werk denk je scherp mee, neemt verantwoordelijkheid en voert het werk met zelfvertrouwen, nauwkeurigheid en betrokkenheid uit. Je overlegt waar nodig, maar durft ook zelfstandig keuzes te maken. 

Je bent een verbindende, positief ingestelde managementassistent, die helder communiceert en praktisch denkt. Je signaleert wat er nodig is en handelt proactief, zonder dat je afwacht. Hoofdzaken weet je van bijzaken te onderscheiden, ook ten aanzien van agendabeheer. Je houdt het overzicht en stemt tijdig af met de juiste mensen. Daarbij pas je je moeiteloos aan verschillende situaties aan of gesprekspartners. 

Verder herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie binnen een veeleisende, dynamische werkomgeving.
• Een afgeronde secretariële opleiding (of vergelijkbaar) op minimaal mbo-4 niveau,
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) en MS Teams/OneDrive.
• Ervaring met het notuleren van besluiten en actiepunten, en het bewaken van de opvolging.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.677 en € 3.678 (schaal 6) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 8 december 2025. We nemen daarna snel contact met je op. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 17 december 2025. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel of Whatsapp dan met Noortje van der Burg, zorgmanager Centrum voor Ontsteking, Infectie en Afweer, via 06 31 11 75 00. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.