Transport van ingevroren materiaal semen, eicellen of embryo's

• De transportprocedure kan enkele weken duren.
• Voor de administratieve afhandeling van het transport ontvangt u een rekening van € 280 van het Radboudumc. Deze kosten worden niet vergoed door uw zorgverzekeraar.
• De kliniek die uw cryomateriaal uitgeeft kan ook kosten in rekening brengen.

Wanneer u niet onder behandeling bent bij het Radboudumc

Wanneer u nog niet onder behandeling bent van onze afdeling Voortplantingsgeneeskunde, heeft u eerst een verwijzing nodig voor een intakegesprek.

Wanneer u wel onder behandeling bent bij het Radboudumc

Bent u al wel onder behandeling op onze afdeling Voortplantingsgeneeskunde dan informeert u de behandelend arts over uw transportverzoek. De behandelend arts zal u verder op weg helpen. Een medewerker van ons fertiliteitslaboratorium neemt vervolgens contact met u op.

Tijdens het intakegesprek met de behandelaar ontvangt u uitleg over de mogelijkheden en de transportprocedure. Om het transport in gang te zetten, moet u 3 verklaringen/overeenkomsten ondertekenen. Lees deze documenten vóór de intake alvast door. 

• Verklaring inname cryomateriaal
  Het is belangrijk dat u goed geïnformeerd bent over alle afspraken, kosten en eventuele risico’s die komen kijken bij het transporteren van cryomateriaal. Deze informatie ontvangt u van uw behandelend arts en/of van het fertiliteitslaboratorium. Met de verklaring inname cryomateriaal geeft u aan dat u deze informatie begrijpt en ermee akkoord gaat.
  Verklaring inname cryomateriaal
• Toestemmingsverklaring overdracht medische gegevens
  Om uw gegevens te mogen uitwisselen met een andere kliniek hebben wij een toestemmingsverklaring nodig. Dit toestemmingsformulier is persoonsgebonden. Dat betekent dat wanneer u cryo-embryo’s wilt laten transporteren, wij van u beiden een verklaring nodig hebben.
  Toestemmingsverklaring overdracht medische gegevens
• Bewaarovereenkomst
  Uw cryomateriaal komt naar de cryobank van het Radboudumc. Daarom moet u ook een bewaarovereenkomst afsluiten met het Radboudumc. Hierin staan de voorwaarden die verbonden zijn aan de opslag van cryomateriaal in onze cryobank. Afhankelijk van het type materiaal zijn er de volgende overeenkomsten:
  • In geval van ingevroren zaad: bewaarovereenkomst zaad
  • In geval van ingevroren embryo’s: bewaarovereenkomst embryo’s
  • In geval van ingevroren eicellen: bewaarovereenkomst eicellen

U tekent de documenten pas in het ziekenhuis in het bijzijn van uw behandelend arts. Deze arts neemt de ondertekende documenten in ontvangst en draagt ze over aan de cryobank van het Radboudumc. Onze cryobank neemt vervolgens contact op met de andere kliniek om de benodigde gegevens over uw ingevroren materiaal op te vragen.

Let op!

Het kan enkele weken duren voordat duidelijk is of het gewenste transport kan plaatsvinden. In uitzonderlijke gevallen voldoet het ingevroren materiaal niet aan de voorwaarden die het Radboudumc hieraan stelt. Helaas kan er dan geen transport plaatsvinden.

Vaak kunt u het cryomateriaal zelf vervoeren, maar soms stelt de uitgevende cryobank/fertiliteitskliniek bepaalde eisen aan het transport en moet u een gespecialiseerde transporteur inschakelen. 

Transport door uzelf

Een medewerker van ons Fertiliteitslaboratorium neemt contact met u op voor het afspreken van de transportdatum. U transporteert het ingevroren materiaal in een cryotransportvat. Zo’n transportvat kunt u bij het Radboudumc in bruikleen nemen. Hiervoor betaalt u contant € 100 borg (pinnen is niet mogelijk). U moet het transportvat dezelfde dag weer inleveren bij het Radboudumc. 

Transport door een gespecialiseerde transporteur

Als het voor de uitgevende kliniek een vereiste is om het transport te laten uitvoeren door een gespecialiseerde transporteur, wijst deze een transporteur aan die het transport verzorgt. U ontvangt daarvoor een factuur van deze transporteur. Deze kosten worden niet vergoed door uw zorgverzekeraar.

Bij het loket van ons fertiliteitslaboratorium moet u zich kunnen legitimeren. Breng daarom een geldig legitimatiebewijs (identiteitskaart, paspoort of rijbewijs) mee.

• Als u een cryotransportvat van het Radboudumc gebruikt, betaalt u contant € 100 borg (pinnen is niet mogelijk).
• Bij het innemen van het ingevroren materiaal moet u nog enkele documenten ondertekenen.
• Wanneer het cryotransportvat voorzien is van een zegel, moet deze intact blijven gedurende het transport.

• De transportprocedure kan enkele weken duren.
• Voor de administratieve afhandeling van het transport ontvangt u een rekening van € 280 van het Radboudumc. Deze kosten worden niet vergoed door uw zorgverzekeraar.
• De kliniek die uw cryomateriaal ontvangt kan ook kosten in rekening brengen.

Neem contact op met uw behandelend arts in de kliniek waar u naar wilt transporteren. Deze arts vraagt u een toestemmingsverklaring te ondertekenen waarin u akkoord geeft voor het uitwisselen van uw gegevens tussen de cryobank van het Radboudumc en de andere kliniek. U kunt de Toestemmingsverklaring overdracht medische gegevens Radboudumc gebruiken of een verklaring van de ontvangende kliniek. Deze toestemming is persoonsgebonden. Dat betekent dat wanneer u cryo-embryo’s wilt laten transporteren, wij van u beiden een verklaring nodig hebben.
 
Ook heeft uw behandelend arts een verklaring uitgifte cryomateriaal nodig. Neem deze verklaring door zodat u goed geïnformeerd bent over alle afspraken, kosten en eventuele risico’s die komen kijken bij het transporteren van cryomateriaal. Als u akkoord gaat ondertekent u de verklaring en neemt u de verklaring mee naar de afspraak met uw behandelend arts in de ontvangende kliniek..
 
Wanneer u beide verklaringen ondertekend heeft, dient uw behandelend arts een verzoek in bij de cryobank van het Radboudumc volgens de procedure voor instellingen.

Naar aanleiding van het verzoek van de ontvangende kliniek/cryobank draagt het Radboudumc uw medische gegevens over. De ontvangende kliniek/cryobank beoordeelt of zij u met het ingevroren materiaal een behandeling kunnen aanbieden. In uitzonderlijke gevallen is dit niet mogelijk. U kunt dan helaas uw cryomateriaal niet transporteren.

Let op!

Het kan enkele weken duren voordat duidelijk is of het gewenste transport kan plaatsvinden.

Vaak kunt u het cryomateriaal zelf vervoeren, maar soms stelt de ontvangende cryobank/fertiliteitskliniek bepaalde eisen aan het transport en moet u een gespecialiseerde transporteur inschakelen. 

Transport door uzelf

In overleg met u, de ontvangende cryobank én de cryobank van het Radboudumc spreken we een transportdatum af. U transporteert het ingevroren materiaal in een cryotransportvat. Zo’n transportvat kunt u bij het Radboudumc in bruikleen nemen. Hiervoor betaalt u contant € 100 borg (pinnen is niet mogelijk). U moet het transportvat dezelfde dag weer inleveren bij het Radboudumc. 

Transport door een gespecialiseerde transporteur

Als het voor de ontvangende kliniek een vereiste is om het transport te laten uitvoeren door een gespecialiseerde transporteur, wijst deze een transporteur aan die het transport verzorgt. U ontvangt daarvoor een factuur van deze transporteur. Deze kosten worden niet vergoed door uw zorgverzekeraar.

Bij het loket van ons fertiliteitslaboratorium moet u zich kunnen legitimeren. Breng daarom een geldig legitimatiebewijs (identiteitskaart, paspoort of rijbewijs) mee.

• Als u een cryotransportvat van het Radboudumc gebruikt, betaalt u contant € 100 borg (pinnen is niet mogelijk).
• Bij de uitgifte van het ingevroren materiaal moet u nog enkele documenten ondertekenen.
• Wanneer het cryotransportvat voorzien is van een zegel, moet deze intact blijven gedurende het transport.

Het Radboudumc garandeert (de kwaliteit) van uw ingevroren materiaal tot het moment dat wij het ingevroren materiaal aan u of de transporteur overdragen. Daarna vervalt onze verantwoordelijkheid.  

• De cryobank van het Radboudumc brengt voor de administratieve afhandeling van het transport € 280 in rekening bij de patiënt(en). Deze kosten worden niet vergoed door de zorgverzekeraar.
• Erkenning cryobank Radboudumc als orgaanbank
• Vergunning donortestlaboratorium Radboudumc

• Om gegevens te mogen uitwisselen heeft de cryobank van het Radboudumc toestemming van de betrokken patiënt(en) nodig. U kunt daarvoor de Toestemmingsverklaring overdracht medische gegevens Radboudumc printen en laten ondertekenen of een verklaring van uw eigen instelling gebruiken. Deze toestemming is persoonsgebonden. Indien er cryo-embryo’s getransporteerd worden, heeft de cryobank van het Radboudumc een toestemmingsverklaring van beide patiënten nodig.   
• De cryobank van het Radboudumc vraagt patiënten de verklaring uitgifte cryomateriaal door te nemen en te ondertekenen. Zo weten we dat de betrokken patiënt(en) goed geïnformeerd is (zijn) over alle afspraken, kosten en eventuele risico’s die komen kijken bij het transporteren van cryomateriaal vanuit het Radboudumc naar uw instelling. Om de transportprocedure snel af te wikkelen adviseren we daarom dit document reeds ondertekend mee te sturen met de toestemmingsverklaring overdracht medische gegevens bij het indienen van het transport.
• Informeer vervolgens de cryobank van uw instelling én dien een verzoek in bij de cryobank van het Radboudumc. Stuur daarvoor een veilig verstuurde e-mail naar fertiliteitslab@radboudumc.nl. Vermeld in deze e-mail de volledige naam en geboortedatum van de patiënt(en) en de contactgegevens van de cryobank van uw instelling. Voeg ook de Toestemmingsverklaring overdracht medische gegevens Radboudumc en verklaring uitgifte cryomateriaal toe.

Naar aanleiding van uw transportverzoek draagt het Radboudumc de medische gegevens aan u over. We vragen u deze te beoordelen en aan de cryobank van het Radboudumc te laten weten óf en wanneer het transport afgesproken kan worden.

Het transport kan bij de cryobank van het Radboudumc op 2 manieren uitgevoerd worden.

• Transport door patiënt met gebruik van cryotransportvat 
  Indien uw cryobank geen cryotransportvat kan aanbieden, kan de patiënt(en) een cryotransportvat van het Radboudumc gebruiken. Hiervoor vragen wij € 100 borg aan de patiënt(en). Het transportvat moet dezelfde dag weer in het Radboudumc ingeleverd worden. 
• Transport door een gespecialiseerde transporteur
  Indien uw cryobank eist dat het transport plaatsvindt met een gespecialiseerde transporteur, wijst uw instelling een transporteur aan die het transport verzorgt.

Het Radboudumc garandeert (de kwaliteit) van het ingevroren materiaal tot het moment dat het ingevroren materiaal wordt overgedragen aan de patiënt(en) of de transporteur. Daarna vervalt onze verantwoordelijkheid.