Vacature Coördinator Onderwijsadministratie & Klantcontact

Functie

Als coördinator Onderwijsadministratie & Klantcontact werk je samen met opleiders, onderwijsondersteuners, roostermakers en het secretariaat aan de organisatie van de verpleegkundige vervolgopleidingen. Kom jij ons team Organisatie & Ondersteuning van de Radboudumc Health Academy ondersteunen? We maken graag kennis met je!

Je bent de coördinerend contactpersoon voor alle klanten die hun studenten en/of medewerkers aan willen melden. Je signaleert en adviseert wanneer de aantallen studenten niet binnen de gestelde norm vallen. Communicatie met de klant via digitale media, waaronder mail, valt ook onder jouw verantwoordelijkheid. Samen met de opleiders coördineer je de inhoud en vorm van de informatie over de opleidingen op onder andere de website van het Radboudumc.

Daarnaast draag je zorg voor alle complexe (administratieve) processen rondom de komst van de student en de facturering. Je bent dé spin in het web rond de planning en de acquisitie van deelnemersplaatsen voor de verpleegkundige vervolgopleidingen en je vindt het prettig om je bijdrage te leveren aan de administratieve processen van deze vervolgopleidingen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Signaleren van interne en externe ontwikkelingen op het gebied van onderwijsontwikkeling (onder andere flexibilisering van het onderwijs) en het doen van voorstellen aan bijvoorbeeld de coördinator en roosteraar van het werkterrein om dit in te passen in de administratie en werkprocessen.
• In overleg met functioneel beheer verzorgen van de aanpassingen in Osiris, ons leerlingvolgsysteem. Hierbij heb je ook oog voor de toepassing en actualiteit van onze richtlijnen en procedures op gebied van studentadministratie.
• Toetsen, volgens richtlijnen, van bestaande administratieve processen op effectiviteit, efficiency en conformiteit met landelijke beleidsuitgangspunten (CZO flex) en uitvoerings-richtlijnen die aan ons worden meegegeven.
• Beheren en coördineren van de registratie van inschrijvingen, bekwaamverklaringen en diploma aanvragen bij het College Zorgopleidingen (CZO).
• Deelnemen aan het landelijk gebruikersoverleg van CZO over het gebruik- en de ontwikkeling van het systeem. Hierin vertegenwoordig je het Radboudumc en haal je relevante informatie op die je vertaalt in concrete adviezen richting de interne organisatie.
• Beheren van de accreditaties voor niet CZO trajecten.
• Je bent medeverantwoordelijk voor de coördinatie van de studentadministratie waarin tijdig en volledig de juiste acties moeten worden uitgezet aan de andere teams binnen de RHA.
• Matchen van vraag en aanbod van studenten (inschrijftrajecten) met beschikbare opleidingsplaatsen. Dit is een hoog complex proces, waarbij er gewerkt moet worden met tegenstrijdig belangen. Hiervoor moet je stevig in je schoenen staan.
• Pro-actief signaleren wanneer er hiaten zijn en wanneer extra onderwijsmomenten moeten worden gepland, of juist niet door kunnen gaan.
• Verstrekken van informatie en beantwoorden van vragen over regelingen (bijvoorbeeld betalingsregelingen) en procedures (uitschrijven van studenten) en verzorgen van inschrijftrajecten voor studenten. Hierin is het belangrijk om snel te kunnen schakelen en te beoordelen of deze vraag binnen het eigen team kan worden opgepakt of dat deze wordt doorgezet naar een ander team/afdeling.
• Onderhouden van klantrelaties met interne en externe studenten, collega’s, leerhuizen en CZO (voornamelijk via mail).
• Verrichten van ondersteunende werkzaamheden voor de Examencommissie Zorgopleidingen Vervolg. Je bent verantwoordelijk voor het toekennen van vrijstellingen, extra toetsfaciliteiten en herkansingen.

Werkplek

De Radboudumc Health Academy is één organisatie met een divers opleidingsaanbod voor verschillende doelgroepen: van paramedici tot verpleegkundigen en van artsen tot onderzoekers. Met één onderwijsinstituut kunnen professionals al tijdens de opleiding met elkaar in contact komen en vanuit één gedachte worden opgeleid.

Onze visie: Life Long Learning for health care professionals
De wereld van de zorg is continu in ontwikkeling, met belangrijke uitdagingen voor nu en in de toekomst. De vraagstukken worden steeds complexer en vragen om diversiteit in kennis en ervaring. Samenwerken in de gezondheidszorg is steeds belangrijker. Dit vraagt om interprofessioneel werken en leren.

Werk maken van leren en ontwikkelen
De Radboudumc Health Academy maakt werk van het leren en ontwikkelen van (toekomstige) zorgprofessionals. Dit vanuit de gedachte dat zorgprofessionals zich continu moeten blijven ontwikkelen en moeten blijven doorleren. De zorgprofessionals die we opleiden gaan het verschil maken voor jou als mens en voor onze maatschappij als het gaat om persoonsgerichte, innovatieve, betaalbare en duurzame zorg.

Regie op eigen ontwikkeling
De Radboudumc Health Academy ondersteunt, faciliteert en ontwikkelt een rijk leerklimaat. Als wij aan leren denken dan is werkplek gebonden leren een van de uitgangspunten. Het leren van en met anderen. Want, leren is zo veel meer dan kennisoverdracht. Leren vraagt om een rijk leerklimaat. Waarbij het gaat over het voeren van de regie op de eigen ontwikkeling. Wij vragen daarom nadrukkelijk van iedereen om zelf die regie te nemen. Omdat wij geloven dat leren en werken vanuit eigen kracht uiteindelijk tot het best resultaat leidt.

Innovatiekracht benutten
Wij anticiperen op veranderingen in de maatschappij en gezondheidszorg en vertalen deze naar het onderwijs. Om die reden is bijvoorbeeld ons curriculum Geneeskunde en Biomedische Wetenschappen vernieuwd. Met persoonsgerichte zorg als uitgangspunt. Dit heeft geleid tot een innovatief en vernieuwend curriculum, waarmee de artsen en de onderzoekers van de toekomst opleiden.

Radboudumc Health Academy: volop in ontwikkeling
De Radboudumc Health Academy is een fusieorganisatie (een samenvoeging van de voormalige Radboud Zorgacademie en het Instituut voor Wetenschappelijk Onderwijs en Opleidingen) en is opgericht in 2015.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je bent een zelfstandige en klantgerichte organisator. In jouw werk ben je accuraat en flexibel. Daarbij kun je goed prioriteiten stellen en ben je het gewend om kritisch naar werkprocessen te kijken en deze efficiënt in te richten. Problemen vormen voor jou een uitdaging en je kunt je collega’s meenemen in je (creatieve) oplossingen.

Verder herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Hbo werk- en denk niveau.
• Ervaring met onderwijslogistiek of met het werken in een onderwijsomgeving is een pre.
• Zeer vaardig met ICT.
• Kennis van Osiris of vergelijkbare leerlingvolgsystemen is een pre. 

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.430 en € 4.562 (schaal 8) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 5 december 2025. We nemen daarna snel contact met je op.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan met Yvonne Hooiveld, teamleider RHA via 06 31 45 17 28. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.